三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化教程

PPT按场景分可以分为两类:

  • 一类是演示用的PPT,比如我们熟知的发布会PPT,演讲PPT,这类PPT需要有人讲解,所以PPT中的内容可以精简一些,甚至仅放一些关键词

  • 另一类PPT是阅读型PPT,一般字比较多,不需要人讲也能够看得懂,一般转成PDF发给别人阅读,甚至打印出来装订成册,和企业宣传画册很像。


当阅读型PPT遇到大段文本时,如何处理呢?

三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图1)

这里我分享下我的处理方法,可以分为三步:

  • 提炼-让读者GET要点

  • 分离-帮读者理清逻辑

  • 克制-让读者赏心悦目

总之一句话:站在读者的立场做阅读型PPT

下面我通过一个比较极端的,字变态多的案例来讲这三个步骤,同时也会举一些其他的比较好看的例子供参考。

1.提炼-让读者GET要点

很多人认为处理大段文字最好的方法就是删减文字,但我认为增加文字比删减文字更有效。
增加文字就是我们要帮读者提炼每一段的关键信息,用几个字概括整段的内容,读者很难有耐心读完一大段文字,但是可以阅读完我们提炼出来的信息,根据我们提示的信息来检索他需要的了解的内容。
比如下面这个页面,字非常多,每句话都挺重要,删减文字比较困难,但是都放在一起又感觉很挤,又不能分成几页,这么变态的页面怎么处理呢?


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图2)


这个页面层次分的比较清楚,两大部分,一个是定位,一个是量价,而定位量价里面又分为几个段落,但是缺少段落重点信息,下面我们就需要逐段提炼重点内容。


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图3)


通过对定位推导这六个段落的分析概括,发现这6个段落并不是并列关系,前3段是外部条件,第4、5段是自身条件,第6段是推导的定位结论。
所以你看,如果我们不加思考的把这些段落放上去,很容易让读者误以为这6段内容是并列关系,那么读者看懂这段文字就更费力了。
同样对第二部分也做同样的概括,这样整个页面的字数虽然增加了,但是这样做可以让读者更快抓住重点信息。
让读者跟着你的思路走,不要让读者自己思考。


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图4)


当然也可以通过强调某些关键词来迅速让读者Get到整段的重点信息,这样的案例很多,比如下面这个案例:


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图5)

但是这样读者会把主要注意力集中到不同颜色的文本上,很容易以偏概全,不如自己总结提炼的准确。

2.分离-帮读者理清逻辑

在上一步中我们添加了自己总结的标题,使本来就很拥挤的页面更加拥挤,这一步我们就要进行非常关键的一步,将不同内容的区域进行分离,分块展示,而且各区块之间相互联系。


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图6)


这一步要求的就是对整个页面逻辑的清晰理解,同时引导阅读顺序,各个标题按照层级确定格式。
这个例子的逻辑比较简单,就是两部分,两部分有先后顺序,每一个部分又分为几个小部分,原稿是纵向排列的,阅读起来不免单调,所以我改为横向排列,按照阅读习惯先左后右先上后下的顺序排成这样,各个部分之间又有箭头引导,整页内容的逻辑大致如此。
再比如下面这个例子,整页的内容类型看上去很多,有点让人捉摸不清其中的联系:

三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图7)

将这些信息加以整理,不同的信息分块展示,这样看上去就清晰的多了。


三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图8)

3.克制-让读者赏心悦目

相信前面的几张图已经让你的眼睛很疲惫了,大段文本加大红色背景并不会带来好的阅读体验,阅读型PPT大多以白色或浅色为背景,另外字体也要选择容易辨识,数量也不宜多。
阅读型PPT要做到3个克制:颜色克制、字体克制、图片克制

  • 颜色克制

    • 使用的色彩一般不超过四种,大多数情况仅需要一种有彩色再加上黑白灰即可

    • 使用行业通用配色或者公司专用配色
      根据这个案例的行业属性及内容,我选择了蓝色调,更显商务以及理性,通过调整蓝色的透明度以及明度,让页面中的蓝色呈现不同的变化。


    • 三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图9)


  • 字体克制

    • 阅读型PPT的正文更多使用无衬线体,比如微软雅黑,思源黑体等


    • 三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图10)

    • 字体数量也不宜过多,一般两种字体足矣,标题字体+正文字体,如果中英文混排,要注意中英文字体的搭配情况


  • 图片克制

    • 不使用无关的图片
      本来文字就比较多了,还要整个没用的图片占据空间吗?但是,这里需要注意的是,图片有没有用,不能光看文本内容。
      比如下面这个页面,


      三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图11)


      单看这个页面,图片好像和正文并无关系,但是你需要知道的是这页PPT讲的是婚摄市场,文本中没有提到婚纱摄影这些关键词,所以这里以这样一张图片作为主题说明,是恰到好处的。


    • 不使用夺人眼球的图片
      阅读型PPT重要的是文字,插入的图片如果太抢眼,读者就很难把注意力放在文字的阅读和理解上。比如美女萌宠萌娃眼睛这类图片,就比较影响阅读。
      而像这类办公场景摩天大楼太空风景等图片可以起到烘托氛围的作用,不太会引起读者太多的注意力。当然这些都只是一般情况,特殊情况也是存在的。


    • 三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图12)


通过这样三步,我们改造了这样一个变态的案例:


改造前

三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图2)


改造后

三步搞定文字特别多的PPT,附极端案例逐步优化过程(图14)


虽然算不上美观,但起码让读者能够快速了解里面讲的内容。
好了,今天就聊到这儿,希望这篇教程能够给你帮助,晚安~


文章转自公众号:璞石PPT


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