领导突然提前要 PPT，你该如何优雅地回复？

美P于2020-12-12发布在排版/动画

最近，这张图在抖音和微博很火：

一句“你活不到下周三了”，让人啼笑皆非~

但是转念一想，如果是你，你该怎么回复这个张总呢？

有学员这样回复：“不好意思张总，还没有做完，预计下周二能完成，做完后马上发给您~”

这样的回复只会让领导觉得你做事情很慢~

还有学员这样回复：“我尽量提前发您一份初稿，您先审阅一下，有什么问题，我再做下调整。”

这样的回复只会让领导觉得你在偷懒，“非要我催你才能提前发啊！”

那么到底该怎么样回复，才算不卑不亢，又理由充分，又展现职业素养和能力呢？

今天，三爷就来说说，如果领导突然让我提前交一份PPT，我会怎么回复？

1.把周计划表给领导

我是一个做事非常有计划的人，如果我这周工作任务特别多，导致这份PPT还没有启动，我会把本周计划表发给领导。

告诉他这份PPT已经在计划安排之中，但是从重要性排序上，日前先要做一个重要项目方案，做完这个项目方案才启动PPT。

所以，微信对话就是这样：

张总：下周三的PPT做好了吗？提前发我一份。
三爷：张总您好，根据我们拟定的本周工作计划，这份PPT还没有启动，因为日前需要集中精力做**项目方案，这对于公司拿下**客户非常重要。
您看一下我们的周计划表（微信发周计划表），您看是要把这份PPT任务优先级重新排序吗？
张总：好的，那按照你自己的工作计划来吧，加油！
三爷：谢谢张总，**项目方案完成后，我马上开始启动这份PPT，一定在下周三前提交~

至于怎么做周计划，怎么对每一项工作进行排序，我们在《高效能训练营》中有专门的讲解，请参加过训练营的同学去复习巩固一下~

把工作计划表发给领导，一方面让他知道你的工作量，另一方面也让他感觉你做事靠谱有计划。

2.把制作流程告诉领导

在我的课程里，我一直强调要想高效地制作一份PPT，一定要按照正确的流程。

如果这份PPT是一份非常复杂的产品介绍方案，那么这个流程会比普通的工作汇报类型PPT更复杂：

我一般需要经历以下10步：

所以如果张总要的是一份产品介绍PPT，我已经开始着手准备了，但是目前只到了客户调研阶段。

我会这样在微信上回复他：

张总：下周三的PPT做好了吗？提前发我一份。
三爷：张总您好，这份产品介绍PPT对于拿下**客户至关重要，所以我需要按照以下流程来准备这份PPT，目前已经在客户调研阶段了，我已经约了客户本周四见面聊需求，周五我会根据调研的资料来构思这份PPT的大纲，到时候发给您确认，您看可以吗？
三爷：（微信发制作PPT的流程图）
张总：好的，周四见客户深挖他的需求，加油！
三爷：谢谢张总，周五我发PPT大纲跟您确认，尽量下周三之前完成这份PPT~

有时候领导以为做一份PPT是很简单的工作，我们需要通过这样的流程步骤让他了解，一份成功的PPT背后是需要各种综合能力的。

这样一张流程表，足以展示你的专业与职业素养。

3.让领导协调分工

如果张总确实需要提前要这份PPT，因为客户把拜访时间从下周三调到了下周一。

那么，如果我还是处于上面的客户调研阶段，怎么办呢？

根据10个流程步骤，我一个人是无法在周末独立完成这份PPT的。

这时候我需要其他部门和同事来配合我，所以我会在微信上这样回复张总：

张总：下周三的PPT做好了吗？提前发我一份。
三爷：张总您好，这份产品介绍PPT对于拿下**客户至关重要，所以我需要按照以下流程来准备这份PPT，目前已经在客户调研阶段了，预计要下周二才能完成。
三爷：（微信发制作PPT的流程图）
张总：但是客户拜访时间调整到下周一了，周日一定要完成PPT的。
三爷：好的，那可能需要同事们配合一下才能在周日完成：1）请品牌部周四下班前提供公司介绍PPT；2）请研发部周四下班前提供产品功能介绍PPT；3）请平面设计师周四下班前帮忙设计一份模板，周日帮忙排版美化一下PPT。
张总：好的，我在公司群里说一下~
三爷：谢谢张总，我周五跟您确认PPT大纲，周日一定完成PPT。